Les statuts de l'association

Société Luxembourgeoise de l’Evaluation et de la Prospective – Association sans but lucratif

Le 22 septembre 2025, les membres de l’Association, réunis en assemblée générale extraordinaire, ont adopté la refonte des statuts afin de les mettre en conformité avec la loi du 7 août 2023 relative aux associations sans but lucratif et aux fondations. Les statuts se lisent désormais comme suit :

Titre I. Dénomination, But, Siège, Durée

Art.1 : Dénomination

L'Association porte la dénomination de « Société Luxembourgeoise de l'Evaluation et de la Prospective », ayant pour abrégé « SOLEP ».

Art.2 : But

L'Association a pour mission de promouvoir l'évaluation des politiques et projets d'intérêt général ainsi que la prospective en vue de contribuer à la qualité des prises de décision. L’Association promeut l'utilisation de l'évaluation et de la prospective dans les organisations publiques et privées, et soutient le développement des techniques et méthodes associées.

L'Association poursuit les objectifs suivants :

Sensibiliser et stimuler les échanges,
Contribuer à l'amélioration des pratiques sur base de retours d'expérience,
Contribuer au développement des compétences,
Participer au débat public et être force de proposition.

L’Association réalisera ce but en mettant notamment en œuvre les activités suivantes :

Sensibiliser et stimuler les échanges, par toute activité visant à favoriser la coopération, le partage d’informations et l’intégration de l’Association dans des réseaux.

Contribuer à l’amélioration des pratiques sur base des retours d’expérience, par toute activité visant à promouvoir l’échange d’expériences, la diffusion de référentiels et le renforcement de la communication de l’Association.

Contribuer au développement des compétences, par toute activité visant à faciliter l’accès à des ressources, à des formations et à des expertises.

Participer au débat public et être force de proposition, par toute activité visant à contribuer aux réflexions collectives et aux processus de décision.

Art.3 : Siège

L'Association a son siège social dans la commune de Luxembourg. Le siège social peut être transféré à tout autre endroit au sein de la commune de Luxembourg par simple décision du conseil d'administration.

Art.4 : Durée

La durée de l'Association est indéterminée.

Titre 2. Membres

Art.5 : Admission des membres effectifs et des membres honoraires.

Toute personne physique ou morale désirant faire partie de l'Association doit présenter une demande d'adhésion écrite au conseil d'administration, qui procède à l'examen de la demande et s'entoure de tous les éléments d'appréciation nécessaires pour prendre sa décision. Le conseil d'administration décide souverainement et n'est pas obligé de faire connaître les motifs pour lesquels l'adhésion aura, le cas échéant, été refusée.

Art.6 : Nombre de membres effectifs et honoraires - Conditions d’admission

Le nombre minimum des membres effectifs est de trois. L’Association peut également comprendre des membres honoraires.

Peut devenir membre effectif toute personne physique ou morale qui s’intéresse ou qui est concernée par les questions de l’évaluation ou de la prospective en matière de projets ou politiques d’intérêt général, qui est agréée par le conseil d’administration et dont l’admission est homologuée par l’assemblée générale.

Peut devenir membre honoraire toute personne physique qui est agréée par le conseil d’administration et dont l’admission est homologuée par l’assemblée générale. Ce titre peut être décerné à toute personne physique ayant apporté un soutien moral, scientifique ou matériel significatif à l'Association ou à la réalisation de ses objectifs. Les membres honoraires sont conviés à participer à l'assemblée générale, sans pouvoir ni prendre part aux votes ni exercer un mandat électif.

Les membres effectifs sont inscrits sur le registre des membres de l’Association tenu par le conseil d’administration au siège de l’Association. Le conseil d’administration peut décider que le registre sera tenu sous forme électronique.

Art.7 : Cotisations

La cotisation annuelle maxima pouvant être exigée des membres effectifs est fixée annuellement par l'assemblée générale et ne pourra dépasser mille euros. Si un membre effectue une contribution supérieure à la cotisation annuelle déterminée par l'assemblée générale, ledit excédent sera considéré comme une donation à titre gratuit à l'Association, destinée à favoriser l'accomplissement de son objet. Chaque membre devra payer sa cotisation à l'échéance fixée. Le conseil d'administration peut dans certaines conditions accorder une exemption totale ou partielle de cotisation.

Art.8 : Démission des membres effectifs et des membres honoraires

Tout membre effectif et honoraire peut quitter l'Association en adressant sa démission par écrit, y compris par voie électronique, au conseil d'administration.

Est réputé démissionnaire tout membre qui ne s'est pas acquitté de sa cotisation dans les trois mois de son échéance.

Art.9 : Obligations et exclusion des membres effectifs et honoraires

Tout membre effectif ou honoraire s’engage à respecter le but de l’Association, les présents statuts, ainsi que les décisions de l’assemblée générale et du conseil d’administration.

En cas de manquement important à ces obligations, un membre peut être exclu par décision de l'assemblée générale statuant à la majorité de deux tiers des voix des membres effectifs présents ou représentés.

Les membres effectifs ou honoraires démissionnaires ou exclus ne peuvent réclamer le remboursement des cotisations déjà versées ; ils n'ont aucun droit sur les biens de l'Association. Ils ne peuvent requérir ni comptes, ni appositions de scellés, ni inventaires, ni demander la liquidation de l'Association, ni s'immiscer d'une façon quelconque dans les affaires de celle-ci.

Titre 3. Assemblée générale

Art.10 : Réunions

L'assemblée générale se réunit au moins une fois par année civile au cours du premier semestre, sur convocation du conseil d'administration, adressée au moins quinze jours calendrier avant la réunion par voie postale et/ou électronique à tous les membres effectifs et honoraires de l'Association, ensemble avec l'ordre du jour et la mention du jour, heure et lieu de l'assemblée.

L'assemblée générale se réunit pareillement sur demande d'au moins un cinquième des membres effectifs de l'Association. Toute proposition signée au moins par le vingtième des membres effectifs doit être portée à l’ordre du jour.

Art.11 : Décisions

Tous les membres effectifs ont un droit de vote égal, chacun disposant d’une voix.

L'assemblée générale délibère et décide valablement quel que soit le nombre des membres effectifs présents ou représentés.

Les décisions sont prises à la majorité absolue des voix, sauf dans les cas où il en est décidé autrement par la Loi ou les présents statuts.

Les résolutions pourront être prises en dehors de l'ordre du jour, à condition toutefois que l'assemblée générale y consente à l’unanimité des membres effectifs présents ou représentés.

Tout membre effectif peut participer à l’assemblée par visio-conférence ou par tout autre moyen de communication permettant à l’ensemble des membres effectifs participant à l’assemblée de s’identifier, de s’entendre et de se parler. La participation par un de ces moyens équivaut à une participation en personne à une réunion valablement convoquée et tenue. La réunion tenue par de tels moyens de communication à distance est réputée se dérouler au siège de l’Association.

Toute personne morale membre de l'Association désigne une personne physique pour la représenter. Toute personne morale peut désigner deux personnes physiques supplémentaires pouvant assister à l'assemblée générale sans droit de vote.

Les membres effectifs peuvent donner une procuration écrite à un autre membre de voter pour eux ou en leur nom. La procuration ne vaut que pour une séance de l'assemblée générale.

Les résolutions de l'assemblée générale, avec l'indication du résultat de vote, sont consignées dans un registre de procès-verbaux et signées par le président de l'assemblée et un administrateur. Elles sont portées à la connaissance des membres et des tiers par voie électronique.

Ce registre est conservé au siège social où tous les membres effectifs et les tiers peuvent en prendre connaissance.

Art.12 : Compétence

L’assemblée générale est composée des membres effectifs de l’Association.

Une délibération de l’assemblée générale est obligatoire pour les objets suivants :

La modification des statuts ;
La nomination, la révocation des administrateurs et la fixation de leur nombre ;
La désignation et la révocation d’un commissaire aux comptes, le cas échéant d’un réviseur d’entreprises agréé ;
La décharge à octroyer aux administrateurs et au commissaire aux comptes, le cas échéant au réviseur d’entreprises agréé ;
L’approbation du budget et des comptes annuels ;
La dissolution de l’Association et la nomination du liquidateur ;
L’exclusion d’un membre ;
L’introduction d’une demande en vue de la reconnaissance du statut d’utilité publique ; et
Tous les cas où les statuts l’exigent.

Titre 4. Administration

Art.13 : Composition du conseil d’administration

L'Association est gérée par un conseil d'administration composé de cinq membres au moins et de quinze membres au maximum, élus par l'assemblée générale à la majorité simple des votes valablement émis.

Les administrateurs peuvent être des personnes physiques ou morales, membres ou non de l’Association. Lorsqu’une personne morale est nommée administrateur de l’Association, cette personne morale est tenue de désigner un représentant permanent chargé de l’exécution de cette mission au nom et pour compte de la personne morale.

La durée de leur mandat est de 3 ans et est renouvelable. Les administrateurs désignent entre eux, à la simple majorité, ceux qui exerceront les fonctions de président, vice-président, secrétaire et trésorier. Les pouvoirs des administrateurs sont ceux résultant de la Loi et des présents statuts.

Art.14 : Cessation de fonctions

La démission des administrateurs doit être adressée par écrit au président ou au conseil d’administration. La démission doit, pour être effective, être acceptée par le conseil d’administration.

La révocation d’un administrateur est prononcée par l’assemblée générale statuant à la majorité simple des membres présents ou représentés. La révocation peut être prononcée pour sanctionner toute action ou omission lésant gravement les intérêts de l’Association ou s’il entrave volontairement la réalisation du but de l’Association ou s’il présente un risque de réputation pour l’Association.

Art.15 : Réunions

Le conseil d'administration se réunit chaque fois que les intérêts de l'Association l'exigent ou à la demande de la moitié au moins des administrateurs.

Les membres du conseil d'administration sont convoqués par simple lettre ou courriel au moins huit jours avant la tenue de la réunion.

Le conseil d'administration a les pouvoirs les plus étendus pour la gestion des affaires sociales de l'Association. Tout ce qui n'est pas réservé expressément à l'assemblée générale par la Loi ou les présents statuts, est de sa compétence.

Le mandat écrit donné par un administrateur (par voie postale ou électronique) à un autre administrateur afin de le représenter aux délibérations du conseil d'administration n'est valable que pour une seule séance. Tous les points sur lesquels une décision doit être prise devront figurer sur l'ordre du jour communiqué préalablement. Un membre du conseil d'administration ne peut représenter qu'un seul autre administrateur.

Tout administrateur peut participer à toute réunion du conseil par visio-conférence ou par tout autre moyen de communication permettant à l’ensemble des personnes participant à la réunion de s’identifier, de s’entendre et de se parler. La participation par un de ces moyens équivaut à une participation en personne à une réunion valablement convoquée et tenue.

Dans des cas exceptionnels dûment justifiés, des résolutions circulaires signées par tous les administrateurs seront valables et engageront l’Association comme si elles avaient été adoptées lors d’une réunion du conseil valablement convoquée et tenue et portent la date de la dernière signature. Ces signatures peuvent apparaître sur un seul document ou sur plusieurs copies d’une résolution identique.

Art.16 : Décisions

Sauf dispositions contraires des présents statuts, le conseil d’administration ne délibère valablement, que si la moitié au moins de ses membres sont présents ou représentés. Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés ; en cas de parité des voix, celle du président ou de celui qui le remplace est prépondérante.

Le président, ou en son absence, le vice-président de l'Association préside les réunions des organes de l'Association.

Art.17 : Représentation

Le conseil d'administration gère les affaires de l'Association et la représente dans tous les actes judiciaires et extrajudiciaires.

Les actes qui engagent l’Association, hormis ceux de la gestion journalière, doivent, à moins d’une délégation spéciale du conseil d’administration, être signés par deux membres du conseil d’administration, qui n’ont pas à justifier à l’égard des tiers d’une délibération ou autorisation préalable du conseil d’administration.

Art.18 : Délégation à la gestion journalière

Le conseil d’administration peut déléguer certains pouvoirs à une ou plusieurs personnes, physiques ou morales, administrateurs ou non, agissant seules ou conjointement.

Lorsqu’une personne morale est nommée délégué à la gestion journalière de l’Association, cette personne morale est tenue de désigner un représentant permanent chargé de l’exécution de cette mission au nom et pour le compte de la personne morale.

La décision de délégation est prise à la majorité simple des membres du conseil, pour autant que la moitié des membres soient présents ou représentés. La décision de révocation des délégués est prise dans les mêmes conditions.

La délégation de la gestion journalière à un administrateur est subordonnée à l’autorisation préalable de l’assemblée générale et impose au conseil d’administration l’obligation de rendre annuellement compte à l’assemblée générale des traitements, émoluments et avantages quelconques alloués au délégué.

Titre 5. Mode d'établissement des comptes

Art.19 : Budget et comptes annuels

Le conseil d’administration soumettra chaque année et au plus tard six mois après la date de clôture de l’exercice social à l’approbation de l’assemblée générale les documents comptables relatifs à l’exercice écoulé et le budget du prochain exercice. L’exercice social coïncide avec l’année civile.

Titre 6. Modification des statuts

Art.20 : L’assemblée générale ne peut valablement délibérer sur les modifications aux statuts que si le texte des modifications est indiqué dans la convocation et si l’assemblée réunit au moins les deux tiers des membres présents ou représentés. Une modification ne peut être adoptée qu’à la majorité des deux tiers des voix des membres présents ou représentés.

Toutefois, la modification du but en vue duquel l’Association est constituée ne peut être adoptée qu’à la majorité des trois quarts des voix des membres présents ou représentés.

Si les deux tiers des membres ne sont pas présents ou représentés à la première assemblée générale, il doit être convoqué une seconde assemblée au moins huit jours avant la tenue de celle-ci, dans les formes statutaires. Cette seconde assemblée générale pourra délibérer valablement, quel que soit le nombre de membres présents ou représentés, et adopter les modifications aux majorités prévues aux paragraphes 2 et 3 du présent article.

La seconde assemblée générale ne peut être tenue moins de quinze jours après la première assemblée. La convocation à la seconde assemblée reproduit l’ordre du jour en indiquant la date et le résultat de la première assemblée.

Titre 7. Dissolution et liquidation

Art.21 : La dissolution et la liquidation de l'Association s'opèrent conformément aux dispositions afférentes de la Loi.

Art.22 : En cas de dissolution de l'Association, l’actif net sera affecté, après liquidation du passif, à une fondation de droit luxembourgeois, ou à une Association sans but lucratif ayant son siège dans un État membre de l’Union européenne ou de l’Association européenne de libre-échange poursuivant une mission analogue à celle prévue à l’article 2 des statuts.

Titre 8. Dispositions finales

Art.23 : Pour tous les points non réglés par les présents statuts, il est renvoyé à la loi du 7 août 2023 sur les associations sans but lucratif et les fondations.